Doorlichten onderneming

Meer focus, dat was de bedoeling. Op expertise, doelgroep, projecttypen en acquisitiekansen bijvoorbeeld. Om daarmee de onderneming meer toekomstbestendig te maken. Terugkijkend op haar SLIM-traject is focus inderdaad het sleutelwoord voor Valerie Koppelle, eigenaar van het Delftse KAS, bureau voor architectuur en stedenbouw. “We weten waar we voor staan, hoe we ons willen ontwikkelen én we hebben een beter verhaal naar buiten.”

Waarom een SLIM-aanvraag?

“Ik ben als eenpitter gestart met KAS, maar had net twee mensen aangenomen. We draaiden lekker, maar de focus kon beter. En als directeur bepaalde ik alles, terwijl ik juist meer gezamenlijkheid en transparantie in mijn onderneming wilde. Bijvoorbeeld samen denken over de strategie en de koers. Op LinkedIn stuitte ik op een post van Ries Meertens van Coaching Creative Companies. Hij coacht creatieve organisaties naar een lerende organisatie met een constante verbeterdynamiek. Precies wat we nodig hadden. En met de SLIM-subsidie hebben we hem aan het werk kunnen zetten.”

Wat is je oplossing?

“We hebben onze onderneming helemaal doorgelicht. Wat zijn de ambities, capaciteiten en vaardigheden, als individu en als team? Waar liggen ontwikkelmogelijkheden, welke gaps kunnen we identificeren en hoe kunnen we die dichten? Wat is onze financiële strategie, welke planning is behapbaar, wat is ons unique selling point. Het was heel verhelderend en ook grappig om te zien dat we alle drie nog verborgen kwaliteiten hadden. Die kunnen we nu ook inzetten. En de focus blijkt een vliegwiel; weten wie je bent en waar je voor staat en wat je kunt, geeft ongelooflijk veel zin en drive.”

Heb je de doorlichting zelf gedaan?

“Nee en ik raad anderen ook aan om een externe partij in te zetten als je je organisatie tegen het licht wil houden. Natuurlijk moet je zelf sowieso aan de slag, maar zonder externe adviseur had het minder uitgebreid en diepgravend geweest, we waren dan minder goed tot de kern gekomen. Zo’n extern iemand is toch de stok achter de deur, de schop onder je kont. Daarnaast neemt een externe een schat aan ervaring, kennis en netwerk mee. Dat heeft ons vleugels gegeven. Als ik terugreken hebben we er veel meer uren in gestoken dan vooraf gepland, maar het heeft ons ook veel meer opgeleverd dan gedacht.”

Wat heeft het je opgeleverd?

“Je krijgt al een beeld naar aanleiding van het zelfonderzoek, maar het onderzoek onder klanten was een waardevolle spiegel voor ons. Hier hebben we Hannah Meijer voor gevraagd, een externe specialist. We leerden wat klanten prettig vonden in de samenwerking, bijvoorbeeld dat we sterk in dialoog met de klant werken. Ook inhoudelijk kregen we de nodige feedback. Het voelde in eerste instantie heel kwetsbaar, maar de klanten vonden het juist leuk om mee te denken, ze vonden het ook een krachtig gebaar. En het mooie is: zij zijn nu onze grootste ambassadeurs.

We willen een lerende organisatie blijven en met de simpele maar doeltreffende tools van Ries kunnen we dat nu zelf. De ontwikkelgesprekken staan stevig op de agenda en we hebben drie leerlijnen opgesteld, ieder van ons focust zich op één lijn. Het gaat om het ontwerpen van scholen, het stimuleren van ontmoetingen in gebouwen en het verdichten en mengen van bedrijventerreinen. Het zijn ook de gebieden waarop we nieuwe projecten willen ontwikkelen en klanten willen vinden. Het gaat ook hier weer om de stip op de horizon; waar willen we heen, wat is onze expertise, wie is onze droomklant? Die focus werkt enorm stimulerend.

Er is veel gebeurd en bedacht in het traject en dat wilden we vormgeven. Een en ander hebben we ook een plek gegeven in een bureauhandboek. En geheel in onze stijl: met weinig woorden en veel visualisaties. Wie zijn wij, waar staan we voor, wanneer ben je een KAS'er, wat zijn onze plannen? Daarnaast bevat het ook een hoofdstukje met praktische zaken. We zijn een heel platte organisatie en het meeste regelt zich dan vanzelf. Tegelijkertijd is het fijn om duidelijk te hebben hoe je het pand afsluit en wat je bijvoorbeeld doet bij ziekte.”

Aanvragen en verantwoorden

“Het fijne aan de SLIM-regeling was dat ik mijn uren ook kon opvoeren, weliswaar tegen een veel lager bedrag dan mijn gebruikelijke tarief, maar het gaat ook om het idee; dat jouw inzet telt. Het was alleen ingewikkeld om dit aan te geven in de aanvraag, omdat een en ander onduidelijk was en formulieren niet klopten. De verantwoording van het traject is ook nog een hele bevalling. Ik hoop dat dit proces van aanvragen en verantwoorden in de toekomst wat soepeler gaat, want ik vermoed dat meer ondernemers hiermee worstelen.”

En wat nu?

“Een van onze doelen was meer commerciële slagkracht. Meer zichtbaarheid was hier een onderdeel van. Uiteindelijk hebben we veel meer opgepakt dan we vooraf hadden kunnen denken. We hebben een nieuwe huisstijl ontwikkeld, de site is volledig vernieuwd, we posten regelmatig op LinkedIn en organiseren excursies en lezingen. Nu we duidelijker hebben gekregen wie we zijn en waar we voor staan, is het ook makkelijker geworden om aan die zichtbaarheid te werken.”