Ervaring met SLIM als prettige luis in de pels

#Mkb #Artikel

Iedereen die een SLIM-aanvraag indient hoopt op een bevestiging dat de felbegeerde subsidie wordt toegekend. Als dat gebeurt gaat de vlag uit en klinken de glazen. Maar bij het opstarten, uitvoeren en verantwoorden van het project is het bepaald niet alle dagen feest. Zeker niet in een samenwerkingsverband, dan wringt het nog wel eens en gaan de hakken in het zand. Hoe bereik je dat alle partners dan toch de eindstreep voor ogen houden? Richard van Ommen, betrokken bij drie SLIM-projecten vertelt over zijn ervaringen als projectleider en het belang van leiderschap.

Over welke SLIM-projecten hebben we het?

‘SLIM LLO’, die vorig jaar is afgerond en ‘De lerende regio Maas en Waal’ die we net zijn opgestart. Er loopt nog een andere SLIM maar daar ben ik geen projectleider van, wel initiatiefnemer.’ 

Doe je je rol als projectleider als zzp’er?

‘Ja. Ik ben de prettige luis in de pels. Ik sta voor twee dagen per week geboekt op deze SLIM. SLIM LLO startte in de tweede Coronalock down en dat gegeven heb ik in de verantwoording ook als reden opgevoerd voor het stroeve verloop van het project. Maar nu weet ik dat ik me destijds onvoldoende bewust was van wat er allemaal samenkomt in de eindverantwoording.

Kijk, eigenlijk draaien we niet één maar drie projecten: het eerste project is het plan dat we samen indienen, daarin leggen we van alles vast op basis van aannames. Het tweede is het project dat we gaan uitvoeren, dan moeten we op één lijn komen over hoe we realiseren wat we een half jaar geleden hebben opgeschreven, dat proces moet je niet onderschatten. En het derde project is het verantwoordingsstuk. En ook daar kan een hoop misgaan.
 
Dus waar we bij de eerste SLIM pas aan het eind met de accountant om tafel zaten, heb ik dat bij deze SLIM gelijk aan het begin al gedaan. Om vervolgens met ALLE betrokken partijen – we hebben 12 organisaties, dat alleen al maakt het heel complex – afspraken te maken over al die administratieve details die je opbreken als je ze niet op orde hebt. Vanochtend tijdens het overleg schoten bijvoorbeeld 2 ondernemers in de kramp toen ze hoorden dat er een loonstrook getoond moet worden om de urenberekening te kunnen doen. Als ik volhoud dat dat moet bij SLIM roept een ander weer ‘Nee dat hoeft niet, je mag ook een algemene urenberekening doen!’. Want ze willen allemaal wel samenwerken, maar ze zijn óók concurrerend aan elkaar. Dan moet je met elkaar in gesprek en net zo lang samen naar een oplossing zoeken tot je het probleem hebt getackeld.

Maar doordat ik me zo bewust ben van die afspraken, heeft de accountant er wel het vertrouwen in dat we een gezamenlijke intentie hebben om hier een mooi project van te maken. Het draait uiteindelijk allemaal om vertrouwen. Pas als dat er is kan ik me volledig focussen op de inhoud omdat er dan niet telkens gevoeligheden oppoppen als een duveltje uit een doosje.’ 

Wat heb je nog meer geleerd?

‘Dat het niet handig is om ‘jan en allemaal in je project te schrijven’ want je verzuipt in je administratie en het draagt soms ook niet eens bij aan de projectkosten. Het is veel efficiënter om een kleine projectgroep te formeren en de uren van deze groep realistisch te begroten. Reken je niet rijk met ‘O, we gaan wel 10 uur in de week op het project zitten’ maar realiseer je dat je dat 86 weken lang moet volhouden. En dan is het ineens een enorme belasting op je dagelijkse werk.’

Welke SLIM-activiteiten voeren jullie uit?

‘A en C. Het hele project kan niet zonder A omdat daarin de behoefte centraal staat, zowel de gezamenlijke behoefte als die van de individuele organisaties, dus die doen we allemaal. Activiteit C hebben we opgesplitst in vijf onderdelen, een menukaart waarvan twee onderdelen verplicht zijn: iedereen neemt deel aan de learning community en iedereen werkt samen met het onderwijs. Maar verder is het vrij want we hebben grote en kleine spelers in onze samenwerking, met verschillende capaciteiten. Die dynamiek boeit me, hoe ondersteunen we het kleine mkb dat écht graag wil? Hoe krijgen we ze mee?’

Ja hoe doe je dat?

‘Dat vind ik een uitdaging. Kleine organisaties schieten namelijk snel in een ‘Kan niet, gaat niet, lukt niet-houding’. Dan zoek ik naar wat wel kan. Als een mkb’er bijvoorbeeld geen BBL-leerling krijgt en een ander bedrijf start een praktijkschool, kunnen we daar dan geen samenwerking in realiseren? Creëren we zo niet die lerende regio die we zo graag willen? Dat gaat niet vanzelf. Er zitten hele bevlogen ondernemers in onze SLIM maar het blijven ook ondernemers. En inmiddels heb ik geleerd dat als je tegen een bedrijf ‘Gij moet’ zegt, je ‘Dat bepaal ik zelf wel’ als antwoord krijgt. Dus probeer ik de focus van het eigen belang te verschuiven naar de gezamenlijke opbrengst. Want wat goed is voor iedereen is vaak ook goed voor jou.’

En krijg je ze daarmee in beweging?

‘Jazeker, er zit 44 jaar werkervaring in mijn rugzak. Ik was jarenlang sporttrainer en heb bij de special forces gediend. Dus ik heb geleerd wat je wel en wat je vooral niet moet doen.’ 

Hoe sla je de brug tussen het bedrijfsleven en het onderwijs?

‘Dat is echt complex. Ik heb last van de manier waarop we het onderwijs hebben ingericht. Maar ik ga natuurlijk niet vanaf de zijlijn roepen dat ze het niet goed doen. Ik help een docent door te vragen: ‘Wat zou je nou willen de komende periode?’ Die wil dan bijvoorbeeld graag de verbinding maken met de paramedische zorg. Maar de vaardigheid van het netwerken is vrijwel niet aanwezig in het onderwijs. Dus dan zorg ik voor de koppeling want ik heb een giga netwerk. Ik laat de term relatie manager vallen en haal bedrijven binnen met een ‘challenge’ - want zo heet dat tegenwoordig - en dan begint het te stromen. Wat een school niet lukt krijg ik in twee weken voor elkaar. Ik heb gevoel voor beide werelden, dat helpt.’

De focus van goed leiderschap. Maar stel, om wat voor reden dan ook, valt de leider uit. Wordt het dan weer chaos? Of redden ze zich wel?

‘Bij de vorige SLIM vond bij één bedrijf een wisseling in de directie plaats. De nieuwe directie had een heel andere visie op leercultuur, meer van ‘niet leren maar poetsen’. Dan moet je alle zeilen bijzetten om zo’n project over de streep te trekken. We hebben nu 12 organisaties, daar ben ik blij om want dan kunnen 2 bedrijven wat minder bijdragen omdat ik daarvan niet gelijk afhankelijk ben in het eindresultaat. Dus ja, het project valt of staat bij de gratie van goed leiderschap. Maar ik geloof ook in hard werken, geluk hebben en in mensen en hun inzet. Ik geloof zo in betrokkenheid en bevlogenheid. We zijn allemaal ooit ergens op aangegaan, hoe houd je dat vlammetje brandend? Dat zien, daar draait het om.’

Tool: 3 gouden tips: Succesvol aan de slag met SLIM