Doe goed met data

Van de koffiebar tot de kringloopwinkel en de bakker op de hoek: als mkb’er zit je tegenwoordig op je eigen data-goudmijn. Maar hoe zet je al die gegevens op verantwoorde wijze in voor je eigen bedrijfsvoering én het maatschappeljk belang? Daarover maakten Bureau voor maatschappelijke innovatie Diversion en aanjager van sociaal ondernemerschap Social Enterprise NL een handige toolbox voor mkb’ers. Femke Pluymert (Diversion) en Leonie Bank (Social Enterprise NL) vertellen het verhaal.

‘Doe goed met data’ – wat zit er achter die titel?

Femke: “Ons verhaal is dat je als ondernemer je voordeel kunt doen met de data die je verzamelt: om je bedrijfsvoering te verbeteren, maar ook om er nieuwe dingen mee op te zetten. Met ‘doe goed’ bedoelen we: gebruik je data op een ethisch verantwoorde manier. En ook: doe er goede dingen mee. Want je kunt met data ook de maatschappelijke impact van je bedrijf vergroten.”

Kun je een voorbeeld geven?

Leonie: “Door data-analyse kwam ondernemer Sandra van Ctalents erachter dat mensen die met gebarentaal communiceren en lager opgeleid zijn, minder makkelijk aan een baan komen. Daar heeft Ctalents een nieuw en goedlopend concept op ontwikkeld, de Sign Language Coffeebar, dat is een van de voorbeelden uit de toolbox.”

Werken met data klinkt niet iedereen positief in de oren.

Leonie: “Zelf dacht ik eerst ook aan datalekken en aan bedrijven die veel geld willen verdienen met andermans gegevens. Maar de ondernemers in de toolbox laten heel mooi zien dat je met data ook maatschappelijke impact kunt hebben.”

Kun je ook datagedreven werken als je helemaal niet veel data verzamelt? Als bakker of bloemist bijvoorbeeld?

Femke: “Zeker, het gaat echt niet alleen over mkb’ers die in hun werk veel data verzamelen. Ook als bakker kun je data gebruiken om je bedrijfsvoering te verbeteren (door beter in te kopen of minder afval te produceren bijvoorbeeld) of nieuwe producten te ontwikkelen. De vraag wat je met data wilt oplossen en waarom, is veel essentiëler dan de vraag hoeveel data je hebt.”

Voor wie is de online gereedschapskist vooral interessant?

Leonie: “Voor mkb-bedrijven in het algemeen en voor sociaal ondernemers in het bijzonder, want zij willen vernieuwend zijn op het gebied van ethisch en verantwoord zakendoen. We richten ons op ondernemers die met data willen gaan werken, maar niet weten wat de eerste stap is. En ook op ondernemers die al wel data verzamelen, maar niet weten wat ze daar verder mee kunnen doen. Beginners en verzamelaars, dat zijn de eerste twee niveaus van datavolwassenheid. Je hebt ook nog ‘vergevorderd’, dat zijn bedrijven waarvan het hele businessmodel op data is gestoeld.”

Wat kan ik als mkb’er met de toolbox?

Leonie: “Enerzijds is het een plek waar je inspiratie kunt vinden en kunt leren van andere ondernemers en hun verhalen. We hebben veel interviews gedaan met ondernemers op alle niveaus van datavolwassenheid. Die staan verspreid door de toolbox, zodat er voor iedereen een ervaring is die aanspreekt.”
Femke: “Anderzijds vind je in de toolbox een praktisch stappenplan waarmee jij en je medewerkers aan de slag kunnen. We hebben het zo handzaam mogeljik gemaakt: als je de testjes op de homepage invult, krijg je gepersonaliseerde informatie, die aansluit bij de vraag en de fase van jouw organisatie. Informatie die je interessant vindt, doe je gratis in je winkelmandje, zodat je deze makkelijk aan collega’s kunt doorgeven.”

Femke, jouw eigen bedrijf is ook met data aan de slag gegaan. Met welk doel?

“Om te onderzoeken of we het businessmodel van Diversion kunnen verbreden of verrijken, bijvoorbeeld met de verkoop van data. Niet zozeer ruwe data – dat vinden we ethisch gezien ingewikkeld – maar wel in de vorm van nieuwe producten. Wij zijn veel bezig met het doorbreken van maatschappelijke taboes, onder meer met behulp van dialoogmethodieken. Daarbij pikken we in een vroeg stadium maatschappelijke signalen en trends op, over schulden onder jongeren bijvoorbeeld. Als we die informatie beter ontsluiten en teruggeven, kunnen scholen en gemeenten daarmee hun beleid verbeteren en hebben wij meer impact.”

Welke stappen hebben jullie bij Diversion gezet?

Femke: “Het begint met de waarom-vraag, want data is altijd een middel om ergens te komen. Vervolgens ga je kijken: welke data hebben we nodig? Wij hebben onder meer een dataflowchart gemaakt om te kijken op welke punten in de organisatie we al data verzamelen. We zijn ook naar onze relationele database gaan kijken. Hoe zorgen we dat we ‘schone’ data verzamelen, dat er geen dubbelingen in zitten? En vervolgens ga je kijken welke analyses je daarmee kunt doen. Welke stappen je precies zet, hangt af van de datavolwassenheid van je organisatie. In de toolbox vind je daar allerlei testjes voor. Die kun je ook met je hele bedrijf doen en dan kun je daar makkelijk gesprekken aan ophangen. Wij hebben bij die gesprekken verschillende experts uitgenodigd, dat was heel waardevol. En vervolgens zijn we concreet aan de slag gegaan. We hebben kleine projecten bepaald en daar allerlei mensen bij betrokken.”

Hoe stonden jouw medewerkers tegenover het werken met data?

Femke: “Wij zijn een club met best veel jonge mensen, die super ontwikkelinggericht zijn. Dat we iets nieuws gingen doen, was geen enkel probleem. Maar mensen hadden wel zorgen op het ethische vlak: kun je op een goede manier datagedreven werken? Dat kritische vermogen vind ik alleen maar positief. Daarnaast maakten medewerkers zich zorgen of zij nu allemaal datascientists moesten worden, en of ze dat wel konden.”

En is dat zo: moet iedereen datascientist worden?

Femke: “Zeker niet. Het gaat om het begrip: wat is datagedreven werken? En waarom is dat belangrijk? Welke kansen biedt het ons? Maar ook: wat moeten we dan met elkaar goed geregeld hebben en over welke skills hebben we het dan?”

Welke opbrengsten zie je tot nu toe binnen Diversion?

Femke: “Mensen zijn zich meer bewust van ons potentiële kapitaal, van de relevantie van de data waar we we op ‘zitten’. Ook zien ze hoe we daar nu mee omgaan en wat er anders moet. Het grootste verschil is dat datagedreven werken niet langer een ver-van-mijn-bed-show is. Mensen kunnen het echt vertalen naar: wat betekent het voor Diversion, voor mijn werk en voor mijzelf?”

Waar staat Diversion nu?

Femke: “We zijn in eerste instantie in één van onze programma’s bezig onze data in andere tools op te slaan, zodat we er analyses op kunnen loslaten. We hebben onder meer een dashboard gebouwd waarin datastromen samenkomen. Daardoor kunnen we live van alles zien: hoe wordt een specifiek programma geëvalueerd? Maar ook: wat voor trends zien we in het gedrag van jongeren? Al die informatie kunnen we trechteren, bijvoorbeeld op regio of onderwijstype. Dus we hebben een mooie slag gemaakt. Nu gaan we kijken of we een paar mensen een voorlopersrol kunnen geven als het gaat om digitaal ‘fit’ worden. Ook maken we een onboardingstraining rond datagedreven werken.”

Kost datagedreven werken veel tijd?

Femke: “Het gaat om een cultuuromslag, daar zit tijd in. Je bent er niet met één verhaal of één training. Wel scheelt het als je mensen al digitaal ‘fit’ zijn. En als je al aandacht hebt voor leren en ontwikkeling.”

Wat is de grootste succesfactor om werken met data te laten slagen?

Femke: “De omslag komt als je het kunt verbinden aan je purpose. Los van het feit dat het je bedrijfsvoering efficiënter kan maken: werken met data landt pas als het verbonden is aan het doel waarvoor je het allemaal doet. Verder denk ik dat je een duidelijke trekker in de organisatie nodig hebt. Bij Diversion hebben we wel een IT’er, maar geen eigen IT-afdeling, en dat zal voor meer mkb’ers gelden. Je hebt een trekker nodig op beslissingsniveau, iemand die datagedreven werken kan verbinden aan andere ontwikkelingen in de organisatie, waaronder het HR-beleid.”

Heb je nog tips voor andere mkb’ers die met data aan de slag willen?

Femke: “In de media gaat het vaak over ‘Big Data’ en kunstmatige intelligentie. Maar mijn vragen als mkb’er waren veel laagdrempeliger. In eerste instantie vond ik daar niet veel informatie over. Toch zit er in je omgeving best veel kennis. De sociaal ondernemers die we bij het maken van de toolbox tegenkwamen, zeiden: misschien moeten we meer samenwerken en data delen. Dat lijkt me ook een goede tip voor andere mkb’ers: wat voor impact kun je hebben als je data gaat combineren?

En verder: zoek een partner die snapt waar je als mkb’er tegenaan loopt. Wij zochten een partij die ons echt even aan de hand kon meenemen. We hebben diverse consultancybureaus gesproken, maar het was qua budget en taal best moeilijk om elkaar te vinden. Uiteindelijk hebben we een heel goede partner gevonden in MKB Datalab (een Digitale Werkplaats, red.). Dat is ook een tip.”