Structuur in wildgroei aan kennis

#Mkb #Artikel

Soms kan je eigen kracht je in de weg zitten. Bij PosadMaxwan - een kennisgedreven organisatie waar stedenbouwkundigen, onderzoekers en dataspecialisten samenwerken om visionaire ideeën te vertalen naar praktische oplossingen – wordt dagelijks waardevolle kennis ontwikkeld. Maar juist door de overvloed aan informatie ontbreekt soms het overzicht. Shirley Voermans, HR-manager bij PosadMaxwan, nam daarom het initiatief om met hulp van een SLIM-subsidie de huidige en toekomstige kennis te ontsluiten en weer beschikbaar te maken voor de hele organisatie.

Waar hebben jullie de SLIM-subsidie voor gebruikt?

“Vooral om tijd en middelen te creëren die we bij PosadMaxwan nodig hebben om leren meer gestructureerd aan te pakken. Wij zijn in de afgelopen 6 jaar gegroeid van 1 team naar 4 teams, en daarmee is het vanzelfsprekende, informele leren in de organisatie afgenomen. Onze focus ligt  vaak op de dagelijkse projecten, waardoor ontwikkelen niet altijd de prioriteit krijgt die het verdient. Met de SLIM-subsidie kunnen we een interne Academy opzetten waarmee we de kennisoverdracht tussen teams verbeteren en zorgen we dat leren een integraal onderdeel wordt van ons werkproces.” 

Er hoefde dus eigenlijk geen probleem opgelost te worden?

"Niet echt, maar persoonlijke en professionele ontwikkeling is bij ons altijd een belangrijk onderdeel van het werk geweest. Wij zijn een dienstverlenende organisatie, en het zijn onze mensen die het verschil maken. Als we onze expertise niet op peil houden, heeft dat direct impact op ons bedrijf. In die zin is het onderwerp altijd al een prioriteit. De subsidie geeft ons alleen nét dat extra duwtje in de rug om er meer tijd en aandacht aan te besteden."

Jullie hebben je organisatie ook doorgelicht met hulp van SLIM. Leverde dat nieuwe informatie op?

"Ja, deels wel. Tijdens onze jaarlijkse Office Chat – een soort kwalitatief medewerkerstevredenheidsonderzoek – gaven collega’s aan dat ze het belangrijk vonden om kennis en leerinitiatieven beter te bundelen en te organiseren. Dat bevestigde voor ons de noodzaak van een interne Academy. Daarnaast ontdekten we dat veel kennis binnen teams bleef hangen of verspreid was over verschillende plekken, zoals de server, het intranet, en natuurlijk in de hoofden van medewerkers. Toen we het plan verder uitwerkten en medewerkers vroegen hoe zij de Academy voor zich zagen, leverde dat nieuwe inzichten op. Vooral over welke onderwerpen ze wilden leren en hoe ze daar zelf aan wilden bijdragen. Dit was bijzonder waardevol, omdat de invulling van de Academy grotendeels vanuit de werkvloer komt. Daar zit immers de kennis."

Wat biedt de Academy?

"Een centrale plek, namelijk een platform, waar medewerkers eenvoudig de kennis kunnen vinden die ze nodig hebben. Of het nu gaat om basismateriaal, specialistische onderwerpen, of actuele thema’s zoals de Omgevingswet. In essentie structureren we alle losse onderdelen die we al hadden en vullen deze aan tot een overzichtelijk geheel. De vorm maakt daarbij niet uit: sommige onderwerpen lenen zich beter voor een podcast, andere meer voor tekst of een video. Wat vooral belangrijk is, is dat alles goed georganiseerd en makkelijk toegankelijk is voor iedereen."

Hoe bepaal je wat er in de Academy terecht komt en welke vorm het krijgt?

"We baseren ons op de input van collega’s. Aan de hand daarvan bepaalt de werkgroep wat er op het platform moet komen, wat er nog ontbreekt, en in welke vorm dit het beste past. Dat is ook een kwestie van testen, door met elkaar te bespreken welke vormen we het meest geschikt vinden en vervolgens te bekijken hoe dat in de praktijk werkt. Zo hoop ik dat het proces zich vanzelf ontvouwt, en dat er een framework ontstaat waarin de keuze voor de juiste vorm logisch wordt."

Jullie zijn een lerende organisatie. Had je moeite om mensen mee te krijgen in dit project?

“Helemaal niet zelfs. De meeste medewerkers stonden wel te trappelen om mee te doen.”

Het project levend houden zal dan niet moeilijk zijn

“Nee, dat verwacht ik niet. De uitdaging gaat eerder de andere kant op, dat mensen blijven tweaken.”

En wie bewaakt dat, jij?

“Ja, ik denk dat we daarvoor ook een werkgroep in het leven moeten roepen. Een groep die eens in de zoveel tijd de inhoud doorneemt en zich afvraagt, is het nog logisch? Dient het zijn doel nog? Want inhoudelijk kan ik dat niet bepalen. Ik kan alleen regelmatig polsen of collega’s nog wel kunnen vinden wat ze zoeken.”

Heb je tips voor anderen die iets soortgelijks willen doen?

“Ja mijn tip is om van tevoren goed na te denken over het proces en al in een vroeg stadium input te vragen van een werkgroep of betrokken medewerkers. Betrek zowel interne collega’s die ermee gaan werken als externe partijen die een frisse blik kunnen bieden. Dit maakt niet alleen de subsidieaanvraag scherper maar zorgt er ook voor dat de uitvoering beter doordacht is. Uiteindelijk levert dit meer invalshoeken op, waardoor het hele traject soepeler verloopt.”